01 · Bienvenida · El taller, conectado

Bienvenido a Mega Auto System. En este recorrido conocerás el sistema de administración del taller, desde el primer contacto con el cliente hasta la entrega del vehículo y el análisis de los resultados. Veremos las pantallas, los controles y las relaciones que conectan cada área: recepción, diagnóstico, cotizaciones, refacciones, ventas, finanzas y seguimiento. También revisaremos la administración de sucursales, los permisos y las aplicaciones para personal y clientes. Seguiremos ejemplos con vehículos, fotografías y datos de muestra, para que puedas entender el uso cotidiano de cada módulo y la forma en que la información acompaña todo el proceso.

02 · Bienvenida · Un proceso, de principio a fin

La operación empieza con una persona y un vehículo identificado. Después se agenda la visita, se registra la recepción y se abre la orden de servicio. El técnico documenta la inspección y el diagnóstico; el presupuesto reúne refacciones y mano de obra, y la autorización define los trabajos que pueden realizarse. Durante la reparación se coordinan materiales, tareas y evidencias. Al terminar, se revisa la unidad, se prepara la entrega y se vinculan venta, pagos y documentos. Toda esta información queda disponible para seguimiento, atención al cliente y reportes. Esa continuidad es la idea central del sistema: trabajar sobre un expediente relacionado y conservar el contexto de cada decisión.

03 · Inicio y navegación · El tablero operativo

El tablero inicial reúne las señales más importantes de la sucursal activa. Puedes identificar cuántas órdenes siguen abiertas, cuáles refacciones necesitan reabastecimiento, los ingresos del mes y la actividad reciente. Las solicitudes pendientes y las órdenes retrasadas ayudan a priorizar decisiones. Más abajo, las gráficas muestran la distribución de servicios por estado y el inventario por categoría. Desde las tarjetas y accesos disponibles puedes llegar a los módulos que requieren atención. La lectura práctica es sencilla: revisa primero el trabajo que está detenido, después los materiales disponibles y finalmente las operaciones que necesitan seguimiento. El tablero ofrece una vista de situación; cada módulo conserva el detalle necesario para actuar.

04 · Inicio y navegación · Menú y acciones rápidas

La navegación lateral organiza el sistema en operaciones, ventas y relaciones con clientes, catálogos, inventario, administración, reportes y configuración. Los grupos desplegables permiten encontrar pantallas relacionadas sin perder el contexto. En la barra superior aparecen accesos directos para recepción de vehículo, alta de cliente, alta de vehículo, apertura y cierre de caja y cotización. El selector de sucursal indica dónde se está trabajando; conviene revisarlo antes de capturar una operación. El usuario, sus roles y las sucursales autorizadas determinan qué controles aparecen y qué información puede consultar. Los accesos de notificaciones, conversaciones y asistencia completan la navegación cotidiana.

05 · Clientes y recepción · El expediente del cliente

En Clientes se concentra la información de contacto y la relación con los vehículos. Puedes buscar registros, aplicar filtros, exportar el listado y abrir el formulario de alta o edición. El expediente reúne nombre o razón social, correo, teléfono, WhatsApp y domicilio, además de la información fiscal que corresponde a la operación. La columna de vehículos permite entrar a las unidades vinculadas, mientras el estado de la aplicación de cliente ayuda a administrar su acceso digital. En nuestro ejemplo, Francisco Juárez Méndez tiene registrada una Ford Ranger. Mantener un registro consistente evita duplicar expedientes y permite encontrar cotizaciones, servicios y pagos de la misma persona. El historial se consulta conservando la relación con ese cliente.

06 · Clientes y recepción · Cada vehículo tiene identidad

El registro del vehículo incluye marca, modelo, año, color, placas, número de identificación, motor y condiciones de ingreso. También puede conservar el holograma ambiental y su vigencia. Las fotografías forman parte del expediente de esa unidad y sirven como referencia para futuras visitas. Aquí vemos la Ranger negra de Francisco: su imagen, sus placas y los datos del registro corresponden al mismo vehículo. Al abrir el detalle se consultan imágenes y servicios relacionados; la galería permite revisar distintas vistas. Este vínculo es importante durante todo el tour: una evidencia pertenece a una orden, pero conserva la identidad del automóvil y del propietario. Así se puede volver a consultar lo recibido, lo observado y lo trabajado.

07 · Clientes y recepción · La agenda del taller

En CRM Citas se organiza la agenda de la sucursal activa. La configuración define apertura, cierre, días de trabajo, duración de cada intervalo y capacidad por horario. Para registrar una visita seleccionas al cliente, el vehículo, la fecha, la hora y el motivo. El calendario y la vista del día ayudan a distribuir la carga de trabajo y consultar las próximas citas. Los estados pendiente, confirmada, completada o cancelada permiten mantener un seguimiento claro. Por ejemplo, una revisión de frenos puede reservarse para la mañana y un mantenimiento programado para otro espacio disponible. La agenda coordina la llegada; al recibir la unidad, el servicio continúa en recepción y en la orden correspondiente.

08 · Clientes y recepción · Recepción del vehículo

La recepción convierte la visita en un expediente operativo. Primero se seleccionan cliente y vehículo; después se registra el kilometraje de esa visita y la falla o el servicio solicitado. El técnico y el vendedor pueden asignarse desde los controles disponibles. El inventario de ingreso documenta elementos como carrocería, espejos, luces, tablero, llantas, llaves y documentos. También se conserva el nivel de combustible y las observaciones necesarias. Las secciones del vehículo permiten adjuntar fotografías o videos de las vistas correspondientes. En el caso de Francisco registramos la vibración al frenar, junto con la lectura del odómetro y el estado exterior de su Ranger. Esta información proporciona una referencia común para el taller y el cliente antes de iniciar el diagnóstico.

09 · Clientes y recepción · Inspección de seguridad

El checklist de seguridad establece una revisión organizada para el personal técnico. La administración define el nombre, los pasos, su orden y cuáles permanecen activos; también determina si la inspección es obligatoria. En la orden, el técnico registra la revisión de cada punto, sus comentarios y la valoración correspondiente. Cuando se requiere una explicación visual, puede incorporar una evidencia relacionada con el elemento revisado. La revisión ayuda a distinguir lo observado al ingreso, la condición de componentes y lo que debe atenderse antes de continuar. Editar la plantilla organiza las próximas inspecciones; el expediente mantiene las revisiones previamente registradas. De esta manera, el procedimiento se presenta de forma consistente entre unidades y colaboradores.

10 · Órdenes de servicio · El control de las órdenes

Órdenes de Servicio reúne los expedientes del taller. Cada fila relaciona folio, cliente, vehículo, fecha, técnico, vendedor, semáforo y estado. La búsqueda y los filtros ayudan a concentrarse en el trabajo que interesa, mientras la exportación facilita revisar listados fuera del sistema. Los estados describen el proceso: ingreso, inspección de seguridad, espera de presupuesto, aceptación, espera de material, reparación y listo para entrega; entregada o cancelada cierran el seguimiento correspondiente. El semáforo añade una lectura del tiempo transcurrido y de la etapa operativa. En nuestros ejemplos hay vehículos esperando autorización, otros en reparación y una unidad preparada para entrega. Abrir una orden permite revisar su información y continuar con las acciones disponibles para ese estado.

11 · Órdenes de servicio · Diagnóstico técnico

Dentro del diagnóstico se consulta el contexto de la orden: propietario, vehículo, lectura de kilometraje y solicitud original. El técnico desarrolla la explicación de la falla y registra las evidencias necesarias para sustentarla. En la Ranger, la vibración al frenar dirige la revisión hacia discos, balatas y el conjunto de frenos delanteros. La pantalla permite trabajar con servicios, refacciones y observaciones de diagnóstico; las fotografías documentan el vehículo y lo que se revisó. Una descripción útil distingue el síntoma reportado, la condición encontrada y el trabajo recomendado. Esa información será la base del presupuesto. El objetivo es que recepción, mecánico, vendedor y cliente puedan entender por qué se propone cada concepto y cómo se relaciona con la solicitud de servicio.

12 · Órdenes de servicio · Construir la cotización

Las cotizaciones reúnen los conceptos que se proponen al cliente. Puedes seleccionar productos del catálogo, agregar los servicios correspondientes, indicar cantidades y revisar importes. El desglose conserva la relación entre precio, descuento e impuestos según la configuración aplicable. En el presupuesto de frenos aparecen la revisión, las balatas delanteras y la mano de obra del cambio. Conviene revisar cada partida y las observaciones antes de compartir el documento. El listado muestra folio, propietario, fecha, estado, total y el rastreo hacia la orden o la venta. Desde las acciones se consulta el detalle y la presentación del documento. La cotización sirve como referencia comercial del trabajo propuesto y como punto de conexión entre diagnóstico, autorización y ejecución.

13 · Órdenes de servicio · Autorización por concepto

La revisión de conceptos permite definir cuáles trabajos se aceptan, se rechazan o se posponen. Esto evita tratar un presupuesto amplio como una sola decisión cuando el propietario desea autorizar una parte del servicio. Cada concepto conserva su descripción, cantidad, importe y personal relacionado. Los trabajos pospuestos incluyen su seguimiento para una visita posterior. La pantalla de Aprobaciones muestra la decisión del cliente, su fecha de respuesta y el estado de la cotización; los filtros permiten revisar sucursal, fechas y resultado. La actualización del listado facilita dar seguimiento a presupuestos enviados. En la operación diaria, esta vista ayuda a separar lo que espera respuesta de lo que ya puede avanzar, conservando la decisión comercial dentro del expediente.

14 · Órdenes de servicio · Materiales y reparación

Una vez definida la autorización, el seguimiento distingue la espera de material del trabajo en reparación. El personal puede consultar la orden, sus responsables, los conceptos y las tareas que acompañan el servicio. El tiempo de reparación permite revisar cuándo inició el trabajo y cómo avanza; las observaciones y evidencias complementan el seguimiento. En el Honda Civic, la revisión de enfriamiento se relaciona con refrigerante, sustitución de la manguera y prueba de presión. En el Chevrolet Onix, el diagnóstico y los conceptos corresponden al encendido. Son órdenes diferentes, con motivos y refacciones distintos, aunque estén en la misma etapa. Mantener estas relaciones facilita coordinar recepción, mecánicos y almacén sin confundir trabajos de una unidad con los de otra.

15 · Órdenes de servicio · Evidencias y comunicación

Las evidencias permiten consultar imágenes y otros archivos relacionados con la recepción, la inspección y el diagnóstico. Su referencia identifica el vehículo, la sección o el trabajo que explican. La galería reúne esas vistas dentro del expediente, para que el contexto acompañe la conversación. Los chats privados de órdenes permiten coordinar a quienes participan en el seguimiento técnico y comercial, y las notificaciones concentran los avisos disponibles para cada usuario. En el ejemplo, los mensajes se refieren a la misma orden y a la misma Ranger que aparece en las imágenes. La combinación de evidencia, observación y conversación ayuda a comunicar el avance con precisión y a conservar una referencia consultable después del servicio.

16 · Órdenes de servicio · Revisión final y entrega

Cuando el trabajo termina, la revisión final confirma la condición de la unidad y las observaciones de cierre. La orden pasa a lista para entrega y puede consultarse con su documentación, conceptos e información de pago. En el ejemplo de la Kia Sportage, el mantenimiento y la revisión de funcionamiento ya están registrados. La entrega relaciona al propietario con el vehículo que recibe y conserva la fecha y confirmación correspondientes. Las órdenes entregadas mantienen su expediente para futuras consultas. También existe una vista de historial migrado para revisar servicios e inspecciones anteriores cuando se trabaja con información incorporada de otros sistemas. Cerrar una visita conserva sus antecedentes y facilita preparar la siguiente atención del mismo vehículo.

17 · Ventas y documentos · Punto de venta

El punto de venta organiza la venta de mostrador. El catálogo muestra refacciones, precios y existencias; la búsqueda ayuda a encontrar el artículo por nombre o clave. Al agregar productos se construye el ticket, se ajustan cantidades y se revisa el importe. El control de cliente vincula la operación con un expediente, y la lista de precios define el criterio comercial que corresponde. Puedes iniciar una nueva venta o manejar las ventas disponibles desde los controles de la pantalla. Antes de cerrar, revisa artículos, cantidades, descuentos y método de pago. Esta vista concentra el trabajo del mostrador, mientras los registros de venta, inventario y caja conservan la información que corresponde a la operación.

18 · Ventas y documentos · Historial de ventas

El historial de ventas reúne operaciones de mostrador y de servicios. Puedes buscar por folio, cliente o método de pago, definir fechas y exportar el resultado. Las columnas distinguen tipo de venta, documento, estado, información fiscal, origen y total. El rastreo permite identificar cuándo una venta proviene de una cotización o de una orden de servicio. En nuestro ejemplo, la remisión del Honda conserva el vínculo con su reparación y con el presupuesto autorizado. Consultar la venta permite revisar conceptos y documentos relacionados. Esta continuidad es útil cuando una persona pregunta por un importe, solicita su comprobante o necesita confirmar qué servicio se registró. La información comercial permanece vinculada al expediente operativo que la originó.

19 · Ventas y documentos · Documentos del servicio

Los documentos reúnen la información que se necesita comunicar en cada etapa. La recepción identifica lo que entra al taller; la cotización describe el trabajo propuesto; la remisión o venta registra los conceptos comerciales, y la entrega acompaña el cierre del servicio. Según el tipo de documento, la presentación puede organizarse en carta o en ticket. La identidad de empresa y sucursal, los folios y los datos del cliente ayudan a reconocer el expediente. El desglose permite mostrar impuestos y descuentos sin alterar los importes almacenados. Desde las vistas de impresión se prepara una presentación adecuada para entregar o conservar. Lo importante es mantener la misma relación entre cliente, vehículo, conceptos y totales en todos los documentos de la visita.

20 · Ventas y documentos · Facturación electrónica

La facturación concentra la preparación y gestión de comprobantes fiscales. La pantalla permite localizar documentos por cliente, RFC, folio, fechas o estado, y seleccionar las ventas que se relacionan con el comprobante. El expediente fiscal reúne los datos del receptor, domicilio fiscal, régimen, uso del comprobante y criterios de pago. Los conceptos conservan cantidades, claves de producto y unidad, precios e impuestos. También se mantiene la relación con las notas o remisiones de origen. La gestión distingue los estados del documento y conserva sus archivos y referencias cuando corresponden. Para la administración del taller, el valor de esta pantalla es reunir la información fiscal con la operación comercial que ya está registrada, evitando perder el vínculo con cliente, venta y servicio.

21 · Ventas y documentos · Cobranza y abonos

Cuentas por Cobrar muestra operaciones que conservan un saldo pendiente. El listado relaciona folio, tipo de documento, cliente, fecha, vencimiento, total y saldo, con los controles de registro de abonos. La revisión permite identificar anticipos y pagos posteriores sin confundirlos con el valor completo del servicio. Por ejemplo, una reparación puede conservar un anticipo y una liquidación al momento de la entrega. Al registrar un pago se selecciona la operación, el importe, la forma de pago y su referencia; el saldo permite revisar lo que todavía falta por cubrir. La relación entre orden, venta y pagos ayuda a consultar el estado de cuenta del cliente y a preparar una entrega con la información financiera disponible.

22 · Ventas y documentos · Apertura y cierre de caja

El módulo de caja registra la apertura y el cierre del turno. En la apertura se identifica la sucursal, el usuario y el monto inicial. Durante la operación, la información distingue ingresos por efectivo, tarjeta y transferencia, además de egresos relacionados con el corte. Al cerrar se compara el saldo esperado con el efectivo reportado y se documentan las observaciones y diferencias. El historial permite consultar quién abrió, quién cerró y cuándo se realizó cada proceso. Esta separación ayuda a revisar el movimiento del turno con un criterio consistente. Antes del cierre conviene comprobar que las operaciones del periodo estén registradas y que el conteo físico coincida con la información que se presenta en la pantalla.

23 · Catálogos y abastecimiento · Catálogo de refacciones

El catálogo de refacciones organiza los artículos que se cotizan, compran y venden. Cada producto conserva su nombre, clave, descripción, categoría, unidad, proveedores, precio y costo. El listado muestra existencias globales y de la sucursal, reorden y valuación. Desde el formulario se revisan también las características que determinan si el artículo es inventariable y la información necesaria para su uso comercial y fiscal. Los filtros y la exportación ayudan a localizar registros; los layouts facilitan trabajar con archivos estructurados. Un catálogo consistente evita variantes duplicadas del mismo filtro o refacción y hace que el artículo seleccionado en la cotización sea el mismo que se controla en compras e inventario.

24 · Catálogos y abastecimiento · Servicios y mano de obra

El catálogo de servicios define las actividades que ofrece el taller, su clave, descripción, precio y tiempo de referencia. Aquí encontramos cambios de aceite, afinaciones, revisión de frenos, diagnóstico con escáner y alineación, entre otros conceptos. Agregar o editar un servicio permite mantener una descripción uniforme para presupuestos y ventas. La separación entre servicio y refacción ayuda a distinguir mano de obra de materiales y a revisar el alcance del trabajo propuesto. La vista de tienda presenta los productos y servicios disponibles como catálogo comercial, con sus descripciones y precios. El principio es conservar una misma base de artículos para que mostrador, cotización y catálogo consulten información relacionada.

25 · Catálogos y abastecimiento · Marcas, modelos y líneas

Marcas y Modelos proporcionan referencias consistentes para identificar los vehículos. La búsqueda facilita localizar una marca y sus modelos, y los formularios permiten mantener nombres e imágenes relacionadas. Las categorías o líneas organizan refacciones y servicios para la consulta y el análisis. Con esta estructura es más fácil encontrar productos de frenos, filtros, suspensión o enfriamiento y conservar una clasificación comprensible. El inventario de herramientas lleva un control diferente: identifica herramienta, marca o modelo, estado y colaborador al que está asignada. En conjunto, estos catálogos ayudan a ordenar tanto la información comercial como los recursos internos que utiliza el taller.

26 · Catálogos y abastecimiento · Proveedores

Proveedores concentra la información de quienes abastecen al taller. El expediente conserva la identificación comercial, los datos de contacto y la información utilizada para compras y seguimiento. Los controles de búsqueda, alta, edición y exportación facilitan mantener el directorio. Vincular al proveedor con los productos permite reconocer quién surte una refacción y consultar las operaciones relacionadas. En una compra, esa relación ayuda a seleccionar el abastecedor correcto y conservar la referencia del documento recibido. Un directorio actualizado reduce confusiones entre nombres comerciales, contactos y condiciones de la operación, y proporciona continuidad entre catálogo, pedido, recepción y cuentas por pagar.

27 · Catálogos y abastecimiento · Compras y recepción de mercancía

Compras registra los pedidos a proveedores y permite seguir su estado. Para preparar una compra seleccionas el proveedor, agregas los productos y defines cantidades e importes. Las observaciones ayudan a documentar condiciones o referencias de la operación. El listado permite buscar, filtrar y consultar cada folio, su fecha, total y situación. La recepción de mercancía revisa lo entregado y su destino dentro del inventario, conservando la relación con el documento de compra. Si una reparación necesita material, esta información permite dar seguimiento al abastecimiento. La auditoría y el detalle de la compra ayudan a revisar qué se solicitó, qué se recibió y cómo se registraron las cantidades, en lugar de depender únicamente de una nota informal.

28 · Catálogos y abastecimiento · Cuentas por pagar

Cuentas por Pagar reúne los documentos de compra que conservan saldo. Puedes consultar proveedor, folio, fecha, vencimiento, total y monto pendiente. Los controles de pago permiten registrar abonos y conservar la referencia de lo cubierto. Esta información ayuda a programar las obligaciones del taller y a distinguir una compra recibida de una compra liquidada. Revisar vencimientos y saldos proporciona contexto para las decisiones de abastecimiento y tesorería. La referencia al documento original permite volver a consultar los artículos y condiciones de la compra. Así, la gestión del proveedor mantiene un seguimiento financiero relacionado con la mercancía que entró a la operación.

29 · Inventario y almacenes · Existencias con contexto

Inventario muestra el catálogo junto con las existencias que permiten operar. La separación entre cantidad global y cantidad en la sucursal ayuda a identificar dónde está disponible un artículo. El reorden señala referencias para el abastecimiento y la valuación permite revisar el valor registrado. Desde los controles del producto se consulta su detalle, ubicaciones y movimientos. Los filtros permiten concentrarse en categorías o artículos específicos y los archivos de exportación facilitan un análisis adicional. Antes de comprometer una refacción en un servicio, conviene revisar su disponibilidad y la ubicación que corresponde. El inventario ofrece el contexto que conecta la propuesta comercial con los materiales que el taller puede surtir.

30 · Inventario y almacenes · Almacenes y secciones

Gestión de Almacén organiza almacenes, secciones y lotes. Cada almacén puede relacionarse con una sucursal y dividir sus espacios para ubicar productos de forma ordenada. En las secciones se consultan los lotes y el contenido que corresponde. Esta estructura permite distinguir dónde se conserva una refacción, qué cantidad existe y de qué movimiento proviene. Los controles de alta y edición ayudan a mantener nombres y ubicaciones comprensibles. Un almacén puede separar áreas de llantas, materiales generales u otras referencias que el taller utilice. La misma organización se consulta al recibir mercancía, registrar movimientos o realizar traslados, de manera que la información del sistema acompañe la ubicación física de los productos.

31 · Inventario y almacenes · Traslados

Traslados permite mover productos entre almacenes o entre lotes del mismo almacén. El formulario define el origen, el destino, el lote, la clave del producto y la cantidad. También permite seleccionar el traslado de toda la existencia cuando corresponde y agregar observaciones. Antes de registrar, se revisa que origen y destino representen las ubicaciones correctas. Por ejemplo, un filtro disponible en otra sucursal puede requerirse en el taller que realizará el servicio; el traslado conserva una referencia para la salida y la entrada del material. Esta operación ayuda a coordinar recursos de varias ubicaciones y a mantener una lectura de existencias coherente con los movimientos registrados.

32 · Inventario y almacenes · Ajustes de inventario

Los ajustes documentan movimientos que necesitan una explicación específica, como diferencias de conteo, merma, robo o uso interno. El registro incluye el almacén, los artículos, las cantidades, el motivo y las observaciones. El historial permite consultar folio, fecha, usuario e información del ajuste. La finalidad es conservar el contexto de la corrección y distinguirla de una compra, una venta o un traslado. Cuando el conteo físico requiere una modificación, se revisa primero el artículo y su ubicación, y después se documenta el motivo antes de registrar el cambio. Esta referencia facilita la revisión del inventario y permite explicar por qué una cantidad se modificó.

33 · Inventario y almacenes · El recorrido de una refacción

Una refacción recorre varias partes del sistema. Primero se identifica en el catálogo; después se solicita al proveedor y se recibe con su referencia de compra. El almacén y el lote indican dónde se encuentra disponible. Si cambia de ubicación, el traslado conserva el movimiento. Finalmente, la refacción se incorpora a una venta o al trabajo autorizado de un vehículo. Los reportes de inventario y el kardex permiten revisar sus movimientos. Entender esa secuencia ayuda a distinguir documentos comerciales, ubicaciones y cantidades, y a encontrar la información adecuada cuando hace falta surtir un servicio o explicar una diferencia.

34 · CRM y atención · Oportunidades comerciales

CRM Oportunidades organiza el seguimiento comercial. Cada registro conserva título, descripción, etapa, cliente, importe, origen, responsable y próxima fecha de contacto. Las etapas permiten distinguir una solicitud nueva, un contacto inicial, una cotización, una negociación y el resultado del seguimiento. En los ejemplos aparecen revisiones de frenos, mantenimiento y diagnóstico de aire acondicionado. La información ayuda a identificar qué necesita respuesta y quién dará continuidad. Al abrir el formulario puedes actualizar el contexto de la oportunidad sin perder su relación con el cliente. Este módulo complementa la operación del taller: conserva el seguimiento previo o posterior al servicio y proporciona una referencia para retomar una conversación con información suficiente.

35 · CRM y atención · Bandeja de conversaciones

La bandeja de CRM reúne conversaciones de WhatsApp y Messenger. Puedes seleccionar el canal, abrir una conversación, consultar mensajes y relacionar el contacto con un cliente. La asignación indica quién lleva el seguimiento, y el estado permite organizar conversaciones abiertas o cerradas. Desde esa relación se pueden registrar oportunidades y conservar el contexto comercial. En el ejemplo de Francisco, el mensaje describe la vibración de su Ranger y la conversación hace referencia al expediente del vehículo. La atención se vuelve más clara cuando nombre, solicitud, presupuesto y seguimiento están relacionados. Los controles de mensajes, archivos y referencias permiten trabajar con la comunicación dentro de la misma organización del sistema.

36 · CRM y atención · Soporte al cliente

CRM Soporte organiza tickets relacionados con clientes y conversaciones. El registro incluye asunto, estado, prioridad, cliente y persona asignada. Esta estructura ayuda a conservar solicitudes que requieren seguimiento, como una aclaración del presupuesto, una consulta posterior al servicio o una coordinación de entrega. Los controles de alta y edición permiten mantener actualizada la situación del caso. Relacionar el ticket con el expediente evita separar la atención de los antecedentes del vehículo. El módulo complementa la bandeja de conversaciones: un mensaje puede iniciar la atención, mientras el ticket conserva el asunto, la responsabilidad y el estado que deben revisarse hasta completar el seguimiento.

37 · CRM y atención · Lealtad y recompensas

El programa de lealtad reúne puntos, recompensas, promociones y canjes vinculados con los clientes. El tablero muestra clientes con puntos, puntos emitidos y canjeados, y promociones activas. El catálogo de recompensas define beneficios como descuentos, servicios o productos y la cantidad de puntos necesaria para obtenerlos. Las promociones permiten organizar beneficios por canal, mientras el registro de canjes conserva qué se utilizó y quién lo recibió. El historial del cliente permite consultar los movimientos relacionados. Para el taller, este módulo proporciona una forma ordenada de dar continuidad a la relación después de una visita, utilizando reglas y referencias disponibles en el sistema.

38 · CRM y atención · Portal de clientes

Portal de Clientes permite administrar accesos y consultar una vista del expediente que recibe el propietario. La administración puede crear o restablecer el acceso y cambiar su estado. La vista previa muestra información de contacto, vehículos, servicios, ventas, cotizaciones y puntos. Al seleccionar un cliente, las fotografías y los documentos corresponden a sus unidades y operaciones. Esta relación facilita revisar qué información está disponible para esa persona antes de orientarla en el uso de su cuenta. En nuestro ejemplo, el portal de Francisco conserva la Ranger y el servicio de frenos, mientras otros clientes ven sus propias unidades. El acceso del propietario complementa el trabajo de recepción y proporciona continuidad para consultar su información.

39 · CRM y atención · Empresas y flotillas

Portal Empresas organiza cuentas de marcas, distribuidores, flotillas y otras organizaciones. Cada empresa conserva identificación comercial, contacto, tipo y estado. La cuenta de acceso se relaciona con esa organización y permite revisar la información de sus unidades y solicitudes. En el ejemplo, Rutas del Centro representa una flotilla y Andrea Montes es su contacto de seguimiento. La vista administrativa permite consultar unidades, revisar solicitudes y mantener el estado de acceso. Esta organización ayuda a distinguir una relación empresarial de la atención de un propietario individual. El expediente proporciona contexto para coordinar servicios, consultar antecedentes y mantener la comunicación con la persona responsable de las unidades.

40 · CRM y atención · Campañas y comunicación

Marketing organiza campañas y su programación. El formulario reúne nombre, canal, contenido y criterios de envío disponibles para la campaña. La programación permite definir cuándo se procesa la comunicación, mientras el historial muestra estado y referencias de los registros. Los canales de push y SMS ofrecen opciones de contacto según la configuración de la operación. Una campaña de mantenimiento puede preparar un mensaje claro, definir su fecha y conservar su referencia para seguimiento. Antes de programarla, conviene revisar el contenido, el público al que se dirige y el propósito de la comunicación. Este módulo se utiliza para organizar campañas con información consistente dentro del sistema.

41 · Equipo y administración · Colaboradores del taller

Empleados reúne el directorio del personal y su situación dentro de la organización. El registro conserva nombre, contacto, puesto, sucursal y estado, junto con los datos laborales disponibles. Los filtros y la exportación ayudan a consultar la plantilla. Este directorio se relaciona con la asignación de técnicos, vendedores y responsables de operaciones. En el ejemplo, Enrique y Francisco aparecen como mecánicos de la sucursal y Juan como vendedor. Mantener esta información organizada facilita asignar el trabajo a las personas correctas y consultar su participación en servicios, solicitudes y reportes. La cuenta de acceso se administra en Usuarios, mientras Empleados conserva el contexto del colaborador dentro del taller.

42 · Equipo y administración · Vendedores y comisiones

Vendedores permite configurar a los colaboradores del equipo comercial y sus referencias de seguimiento. El registro conserva su identificador y cuota de venta, para relacionar su participación con la operación. Comisiones concentra documentos, conceptos y colaboradores en una vista de revisión. La asignación del personal permite distinguir quién participó en el trabajo o en la venta y qué base corresponde a esa operación. Revisar estas relaciones ayuda a evitar atribuciones ambiguas cuando varias personas intervienen en el mismo servicio. Los controles de periodo, colaborador y categoría permiten concentrarse en la información necesaria para el cierre, conservando la relación con los documentos que originan el cálculo.

43 · Equipo y administración · Cierre mensual por colaborador

El cierre mensual por clave de colaborador reúne varias vistas del mismo periodo. Documentos y revisión permite comprobar conceptos y asignaciones. La matriz organiza la información con una estructura tabular; el resumen por colaborador concentra las bases relacionadas con cada clave, y la cédula diaria facilita revisar su distribución en el tiempo. Tarifas del mes y Claves permiten consultar las referencias usadas para el periodo. Puedes elegir mes completo o quincena, filtrar colaborador, estado y categoría, y exportar a Excel o CSV. La base neta conserva los descuentos y separa el IVA. Antes de concluir un cierre, esta revisión ayuda a detectar documentos que necesitan asignación o aclaración y a conservar una referencia verificable para la administración.

44 · Equipo y administración · Gastos operativos

Gastos registra egresos operativos con fecha, categoría, descripción, importe y colaborador. El estado distingue lo pendiente de lo aprobado o rechazado, y la autorización conserva la referencia de quien revisó la solicitud. El listado permite consultar y exportar la información. En el ejemplo, un servicio de mantenimiento del compresor se registra con su categoría y motivo, para que la administración pueda revisarlo. Esta organización ayuda a separar una solicitud de gasto de un egreso que ya fue autorizado. Los reportes financieros utilizan la información correspondiente para presentar los movimientos de la operación y facilitar la revisión por periodo.

45 · Equipo y administración · Solicitudes y comunicación interna

Solicitudes Internas organiza requerimientos de compra, gasto, vacaciones, permiso u otros asuntos. Cada registro conserva folio, solicitante, aprobador, fechas, descripción, importe cuando corresponde y estado. La respuesta permite distinguir lo autorizado, rechazado o cancelado. Los tickets internos ofrecen una conversación de seguimiento con visibilidad y participantes definidos. En nuestros ejemplos se coordina una refacción del sistema de enfriamiento y la revisión de vehículos preparados para entrega. Separar la solicitud formal de la conversación ayuda a mantener claras la decisión y la coordinación cotidiana. Ambas referencias proporcionan continuidad para que el equipo consulte qué se pidió, quién debe responder y qué avance se ha registrado.

46 · Reportes y análisis · Una vista para decidir

El Centro de Reportes reúne indicadores comerciales, financieros, de inventario y de personal. Las tarjetas muestran ventas, referencias de utilidad, inventario valorizado y capital humano de la sucursal activa. Desde allí se entra a reportes predeterminados, personalizados y especializados. Cada grupo responde a una pregunta distinta: qué se vendió, qué movimientos tuvo el inventario, cómo se registraron los importes o qué información del equipo necesita revisión. La navegación ayuda a elegir el análisis adecuado antes de exportar datos. Para interpretar los resultados, conviene revisar primero el periodo y el alcance de sucursal, y después consultar el detalle que explica cada cifra.

47 · Reportes y análisis · Kardex, inventario y precios

Los reportes predeterminados incluyen kardex, inventario, precios y ventas diarias. El kardex permite seleccionar productos y fechas para consultar sus movimientos. La vista de inventario organiza existencias y valores; la de precios facilita revisar las referencias comerciales, y las ventas diarias ayudan a observar el comportamiento de los documentos por fecha. La exportación conserva el resultado para un análisis adicional. Si necesitas explicar una diferencia de un artículo, puedes comenzar por su movimiento y regresar a la compra, venta, ajuste o traslado relacionado. Estas vistas complementan el catálogo: el producto identifica qué es una refacción y el reporte ayuda a entender qué ocurrió con ella dentro de la operación.

48 · Reportes y análisis · Ventas, finanzas y personal

Los reportes especializados presentan información por área. En ventas se consultan total, número de transacciones, ticket promedio, tendencia, categorías, artículos destacados y referencias del vendedor. Finanzas organiza ingresos, egresos, utilidad, flujo mensual y distribución de gastos. Recursos humanos reúne la plantilla, referencias salariales y solicitudes del personal. Estas vistas permiten comparar el resumen con sus tablas y gráficas. Un cambio en ventas puede revisarse junto con la composición de productos, mientras el análisis financiero requiere distinguir documentos, cobros y egresos. El propósito es consultar resultados desde una perspectiva adecuada, utilizando las operaciones registradas y el alcance que corresponde a la sucursal.

49 · Reportes y análisis · Reportes personalizados

El constructor de reportes permite seleccionar el tipo de consulta y un rango de fechas. Después de generar el reporte se revisan los registros, el periodo y el importe principal que corresponde al resultado. La vista previa organiza las columnas de la consulta y el botón de exportación genera un archivo CSV para continuar el análisis. En ventas detalladas, por ejemplo, se consultan documento, cliente, vendedor, método de pago e importes. Elegir la consulta adecuada evita mezclar preguntas distintas en un solo archivo. Este módulo resulta útil cuando necesitas una revisión específica por periodo o una tabla que puedas incorporar a tus herramientas de trabajo.

50 · Asistencia operativa · AUTOBOT dentro del sistema

Autobot es el asistente que reúne contexto del sistema y ofrece acceso a consultas y navegación operativa. La pantalla presenta referencias de sucursales, productos, clientes, órdenes y conversaciones. Los comandos sugeridos permiten consultar contexto, buscar artículos, localizar una orden o abrir un módulo. En el ejemplo, una consulta del servicio ayuda a llegar al expediente correspondiente sin recorrer todo el menú. Las políticas de comportamiento distinguen la atención al personal de la atención a clientes y definen el acceso a información de apoyo. Sus fuentes de conocimiento permiten conservar manuales y referencias. Las acciones que modifican información se presentan con los controles de confirmación aplicables, para mantener claridad sobre lo que se consulta y lo que se registra.

51 · Administración del sistema · Sucursales y vista global

Sucursales conserva dirección, teléfonos, WhatsApp, responsable, horarios y referencia de ubicación. La configuración permite mantener la información de cada sede y su relación con la operación. El selector de la sesión identifica la sucursal activa, mientras la vista de superusuario reúne un panorama global de sucursales, ventas, servicios abiertos y existencias. Esta separación ayuda a trabajar en una ubicación sin perder la posibilidad de revisar el conjunto cuando el usuario tiene ese alcance. Cada sede conserva referencias para contactos, almacenes, horarios y documentos. La administración puede comparar la situación de distintas sucursales y consultar el detalle donde hace falta atender una operación.

52 · Administración del sistema · Usuarios, roles y permisos

Usuarios administra cuentas, estado de acceso, roles y sucursales autorizadas. El formulario permite relacionar a una persona con las sedes en las que puede trabajar y con sus responsabilidades. Roles agrupa los permisos que determinan qué módulos se consultan y qué acciones pueden realizarse. Por ejemplo, la atención de recepción, el trabajo técnico y la administración requieren controles diferentes. Revisar estos permisos ayuda a evitar que todos los usuarios operen con el mismo alcance. La cuenta del colaborador se relaciona con su participación en órdenes y documentos, mientras la autorización limita las funciones que corresponde utilizar. Esta estructura acompaña tanto la navegación web como los accesos del personal en la aplicación.

53 · Administración del sistema · Reglas de operación

Reglas del Sistema organiza criterios de inventario, administración, seguridad y operación general. Las reglas pueden definirse para la empresa y ajustarse por sucursal cuando corresponde. En inventario se revisan políticas de venta sin existencia, pendientes de surtido, transferencias y organización de almacenes o lotes. Los grupos administrativos establecen referencias para documentos y procedimientos; seguridad reúne los criterios de sesión y autenticación. Los controles de edición conservan el motivo y las autorizaciones aplicables al cambio. Estas reglas permiten que la operación responda a criterios definidos y no a decisiones aisladas de cada usuario. Antes de modificar una política conviene comprender dónde se aplica y qué operaciones depende de ella.

54 · Administración del sistema · Datos de empresa y sucursal

Empresa reúne datos corporativos y fiscales, contacto principal y referencias institucionales. También conserva criterios de precios e información de catálogos fiscales utilizada en los documentos. General organiza parámetros de cada sucursal, como contactos, horarios, impuestos, impresoras, semáforo y referencias de folios. La identidad documental permite relacionar series, logotipo y mensajes con la sede correspondiente. Apariencia administra los colores y elementos visuales del sistema. La distinción entre empresa y sucursal ayuda a conservar una identidad común y al mismo tiempo mantener los detalles necesarios para cada ubicación. Estos parámetros proporcionan el contexto que utilizan recepción, documentos, operaciones comerciales y seguimiento.

55 · Administración del sistema · Formatos y preferencias

Formatos de Impresión define la presentación por tipo de documento y por sucursal. Puedes elegir ticket de cincuenta y ocho milímetros, ticket de ochenta milímetros o carta, y controlar cómo se presentan impuestos y descuentos. Recepción, venta, cotización, entrega, factura, remisión y otros documentos conservan preferencias independientes. Cambiar su presentación conserva los importes registrados. Preferencias organiza listas de precios y porcentajes utilizados para el criterio comercial. Esta combinación permite adaptar la salida documental y las referencias de venta a la forma de trabajo del taller. Revisar el formato adecuado antes de imprimir ayuda a entregar documentos legibles y consistentes con el proceso que representan.

56 · Administración del sistema · Privacidad, políticas y bitácora

Privacidad concentra el aviso que se comparte con clientes y usuarios, mientras Políticas y Reglamentos reúne lineamientos internos de operación, seguridad y atención. Los editores permiten mantener estos textos y conservar referencias de actualización. La bitácora del sistema organiza eventos y permite filtrar por fecha, usuario y acción. Estas herramientas cumplen funciones complementarias: los documentos explican los criterios de trabajo y la bitácora ayuda a consultar lo registrado dentro del sistema. Mantenerlos organizados proporciona una referencia común para el equipo y facilita revisar antecedentes cuando se necesita aclarar una operación o comprender una modificación.

57 · Administración del sistema · Integraciones y API

Integraciones organiza las referencias de canales, comercio y acceso mediante API. Los grupos de configuración permiten administrar conexiones de comunicación, correo, pagos y asistencia, además de los datos que requiere cada servicio. El acceso de integración distingue autorización, sucursales, permisos y vigencia; de esta forma, una conexión consulta únicamente el alcance que se le asigna. La revisión de credenciales y referencias se realiza en su módulo administrativo, evitando distribuir esa información entre documentos de operación. En el uso del sistema, las conexiones complementan el trabajo interno y conservan criterios de acceso relacionados con el propósito de cada integración.

58 · Administración del sistema · Respaldos y manuales

Copias de Seguridad organiza respaldos de configuración y la exportación de la base de datos. El módulo permite generar archivos y consultar referencias de respaldos disponibles. La restauración se realiza con los controles correspondientes para aplicar una configuración guardada. Manuales conserva guías técnicas, procedimientos internos y documentación de apoyo; el registro incluye título, descripción, archivo y referencias de publicación. Estos recursos ayudan a mantener el conocimiento del taller accesible y a preparar continuidad de la operación. Antes de realizar cambios administrativos importantes, contar con referencias de configuración y documentación actualizadas facilita revisar el procedimiento y conservar una base de consulta para el equipo.

59 · Aplicaciones conectadas · La aplicación del personal

La aplicación de personal acerca la operación a recepción, técnicos y administración. Su menú responde al rol y a los permisos de la cuenta. Desde el dispositivo se consultan las órdenes, el vehículo y la solicitud del propietario; también se revisan diagnósticos, inspecciones, evidencias y conceptos disponibles para la operación. El personal técnico puede trabajar con el expediente cerca de la unidad, mientras los perfiles comerciales y administrativos consultan sus controles correspondientes. La información mantiene el vínculo con la sucursal y con los registros del ERP. Esta experiencia complementa la pantalla de escritorio y permite revisar la misma orden desde un formato adaptado al dispositivo.

60 · Aplicaciones conectadas · La aplicación del cliente

La aplicación del cliente reúne el expediente de sus vehículos y servicios. En el ejemplo, Francisco consulta su Ranger, las fotografías y la orden relacionada con la revisión de frenos. El seguimiento muestra la etapa del servicio y las evidencias que acompañan el diagnóstico. Las cotizaciones permiten revisar conceptos, importes y las decisiones disponibles; el historial conserva referencias de visitas anteriores. Cada cuenta consulta la información relacionada con su propio cliente. Las opciones de contacto, avisos y seguimiento completan la experiencia. La aplicación está disponible como experiencia móvil y como aplicación web instalable, para que el propietario pueda continuar la consulta desde su dispositivo y mantener el contexto de su visita.

61 · Una operación integrada · La información vuelve al expediente

Después de recorrer los módulos, volvamos al proceso completo. La agenda prepara la visita; recepción identifica al cliente y al vehículo; la inspección y el diagnóstico explican el trabajo; la cotización organiza importes y autorización; inventario y compras aportan materiales; la reparación conserva tareas y evidencias; y la entrega relaciona el cierre con documentos y pagos. CRM y las aplicaciones mantienen el seguimiento, mientras los reportes ayudan a revisar resultados. Cada área conserva su función y utiliza referencias de las otras. Esa relación permite encontrar la información de una visita y continuar la atención del mismo vehículo con sus antecedentes disponibles.

62 · Cierre · Una visión completa del taller

Mega Auto System reúne herramientas para atender al cliente, coordinar el taller y administrar la operación. Usa los capítulos de este recorrido para volver al módulo que necesites: recepción, órdenes, cotizaciones, inventario, ventas, finanzas, reportes o configuración. La mejor forma de comprender el sistema es seguir una operación completa y revisar cómo se relacionan sus registros. Gracias por acompañarnos en este tour.